Súčasná situácia naplno otvorila otázku, ako zabezpečiť fungovanie firiem s minimálnymi dopadmi na výkon. Radan Miksa, špecialista na efektívnu firemnú spoluprácu spoločnosti RICOH Slovakia a RICOH Czech Republic, odporúča robiť viac než len nutné minimum v podobe rozostupov.
Zhodneme sa, že zdravie je na prvom mieste. Ako účinne chrániť zamestnancov?
Najdôležitejšie je dodržiavanie bezpečných rozostupov a správne využitie kapacít jednotlivých pracovísk. Vizuálne značenie je základ, účinnejší je ale systém rezervácií, vrátane chytrých senzorov, ktoré snímajú obsadenosť pracovných miest. Tento systém je možné využiť aj na prehľad o kapacite a využití jednotlivých pracovísk, pretože zamestnanci chodia stále častejšie na svoje pracoviská len pár dní v týždni. Ideálne je teda komplexné riešenie pre monitorovanie a správu pracovísk.
Je možné umožniť bezpečnú a zároveň produktívnu spoluprácu?
Základom je inventúra vnútorných procesov a práce s fyzickými dokumentami. Napríklad faktúra, ktorá je hneď na svojom vstupe zdigitalizovaná, môže byť automaticky uložená do účtovného systému bez toho, aby ju niekto ručne prepisoval. Okrem samotnej úspory času ide aj o výrazné zníženie chybovosti. Ďalšou výhodou je samotný schvaľovací proces takto prevedených dokumentov. Aby sme sprístupnili riešenie pre prácu na diaľku firmám, spustili sme projekt Spolupráca odkiaľkoľvek. Na stránkach projektu sa môžu čitatelia dozvedieť viac o možnostiach digitálnej transformácie.
Prečo zaberá schvaľovanie toľko času a ako to urýchliť?
Schvaľovanie dokumentov býva zdĺhavé najmä pri komunikácii medzi pobočkami alebo zamestnancami, ktorí v klasickej kancelárii trávia dnes málo času. Premietnutie týchto procesov do digitálnej podoby umožní ich spracovanie výrazne urýchliť, a navyše je možné niektoré kroky vďaka automatizácii procesov riešiť okamžite.
Práca z domu sa stala bežnou formou zamestnania. Aké nástroje využiť pre jej rýchlu integráciu do bežného fungovania firmy?
Home Office je dnes nutnou samozrejmosťou. V našom Sprievodcovi pre prácu na diaľku, ktorý vznikol na základe európskeho prieskumu spoločnosti Ricoh Europe, popisujeme, že je potrebné vedieť produktívne spolupracovať, chrániť citlivé dáta a zaistiť motiváciu zamestnancov. Produktívnu spoluprácu dnes umožňujú nástroje pre vzdialenú komunikáciu. Či už ide o Skype, Teams alebo iné nástroje, základom je spoľahlivé audiovizuálne vybavenie rokovacích miestností, kde sa virtuálne stretávajú ľudia v kancelárii s ľuďmi na Home Office. Samostatnou kapitolou je potom otázka zabezpečenia firemných dát. Ich zdieľanie medzi kanceláriou a prácou z domova je kritickým bodom.
Čo sa s firemnými dátami deje? Ako ich chrániť pred zneužitím?
Na internete možno ľahko nájsť obchodné zmluvy, osobné doklady a iné citlivé dáta. Existuje záplava webových stránok pre bezplatné zdieľanie súborov. Málokto ale rieši, akú úroveň ochrany poskytujú. Zamerali sme sa preto na komplexnú ochranu citlivých dát, ktoré by pre konkurenciu znamenali cennú korisť. Pokiaľ chcete mať firemné dáta pod kontrolou, využite naše riešenia pre bezpečnú spoluprácu.
Pozrite si 360° VirtualTour RICOH Back to Office z prehliadky technológií konanej v Prahe a ktoré aktuálne RICOH Slovakia a RICOH Czech Republic na našom trhu ponúka.
Viac informácií nájdete na www.ricoh.sk.
Informačný servis