Digitalizácia je v súčasnosti skloňovaná zo všetkých strán ako ten najlepší prostriedok na optimalizáciu práce s dokumentmi. Faktúry, zmluvy alebo doklady o nákupe sú najčastejšie dokumenty, ktoré prúdia každou spoločnosťou na trhu a zamestnávajú pritom jednotlivcov, desiatky alebo pokojne aj stovky ľudí pri práci s nimi.
Nie sú to však samotné dokumenty, ktoré by zdržiavali a predražovali spracovanie akejkoľvek činnosti vo vnútri spoločnosti. Navyše je ich existencia daná zákonom, musí vzniknúť ako doklad o určitej transakcii alebo potvrdení vzniknutej dohody.
Problém nie je dokument, ale práca s ním
Manipulácia, teda obeh dokumentov, ich evidencia, pripomienky, schvaľovanie, a nakoniec aj archivácia sú činnosti, ktoré lačne konzumujú čas každého zamestnanca. Všetky tieto procesy navyše vyžadujú spoluprácu niekoľkých osôb, často vzdialených od svojho tradičného miesta v kancelárii, pretože dnes je kanceláriou v podstate akékoľvek miesto na zemi s internetovým signálom.
Ak chceme využiť digitalizáciu na zjednodušenie práce, musíme najskôr skrotiť procesy, ktoré sa za tou prácou skrývajú. Riešenie DocuWare spoločnosti RICOH Slovakia obsahuje už v základnej verzii všetky najdôležitejšie funkcie pre spracovanie, evidenciu a hlavne prácu s dokumentmi naprieč všetkými oddeleniami v spoločnosti.
Ricoh DocuWare – kliknem a mám vybavené
Výkonný a veľmi jednoduchý softvér DocuWare dokáže usmerniť tok dokumentov, automaticky ich triediť podľa ich povahy, vyťažiť všetky potrebné dáta a umožniť ich rýchle vyhľadanie. Začať môžete s prichádzajúcimi faktúrami, ktoré sa automaticky zaevidujú, prípadne uložia, kde je potrebné a rovno vyzvú príslušného schvaľovateľa na jeho vyjadrenie. Zautomatizovať je možné aj evidenciu rôznych účtovných dokladov ako sú platby za ubytovanie, parkovanie atď., ktoré môže ktokoľvek z firmy jednoduchým vyfotografovaním cez mobilný telefón zaslať na vybratú e-mailovú adresu a viac už sa oň nestarať.
Zaujímavá je aj práca so zmluvami, kde vie DocuWare okrem klasickej evidencie tiež strážiť a upozorniť na ich končiacu platnosť. Samozrejmosťou je história všetkých vyjadrení dotknutých strán, prepojenie so všetkými relevantnými prílohami, dodatkami a faktúrami. Príjemnou funkciou je inteligentné vyhľadávanie, ktoré vďaka jednoduchej klávesovej skratke vyhľadá akýkoľvek text označený napr. vo Worde, prehliadači alebo práve otvorenom PDF súbore.
Prístup k miliónom dokumentov odkiaľkoľvek
DocuWare využívajú spoločnosti naprieč celou Európou a spracúvajú milióny skenovaných alebo inak generovaných dokumentov každý mesiac. Možno ho získať formou prenájmu s mesačnou platbou v cloudovej verzii bez nutnosti inštalácie a obstarania hardvéru, alebo ako on-premise riešenie. Viac informácií v oblasti riešení pre správu dokumentov nájdete na webe www.ricoh.sk.
Informačný servis