Digitalizácia archívov a historických materiálov je neoddeliteľnou súčasťou dnešnej digitálnej doby. V tomto kontexte sa stávajú Automobilové opravovne Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, a.s. (AOMV SR) kľúčovým partnerom v oblasti digitalizácie dokumentov na Slovensku.
Od 1. januára 2021 pôsobí v rámci AOMV SR divízia služieb IT, ktorá pozostáva z viacerých oddelení, z ktorých najdôležitejšie sú vývoj IT aplikácií, IT prevádzka a oddelenie digitalizácie. Oddelenie digitalizácie umožňuje Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky vytvoriť dostatočnú flexibilitu pri požiadavkách pre digitalizáciu listín, spisov, archívnych a iných dokumentov, čo je v dnešnej dobe elektronizácie procesov verejnej správy nevyhnutné. Digitalizačné pracovisko vzniklo aj za účelom poskytovania svojich kapacít pre potreby iných štátnych organizácií a úradov.
Profesionálne technológie, ale aj vývoj vlastných softvérových riešení
V rámci procesu digitalizácie sa oddelenie vývoja IT aplikácií zameriava na vývoj softvérových programov, ktoré sú špecificky navrhnuté na spracovanie naskenovaných dokumentov. Tieto programy zahŕňajú softvéry na anonymizáciu údajov, zápis a editáciu metadát, konverziu rôznych formátov, optické rozpoznávanie znakov (OCR) a ďalšie.
Pri svojej práci využívajú moderné a profesionálne rýchlostné skenery. Pomocou tzv. bar kódov umožňujú vytvárať adresárové štruktúry podľa požiadaviek klienta. Pri viazaných dokumentoch, ako napríklad notárske zápisnice sa používajú ploché skenery a knižné skenery zas pomáhajú pri skenovaní kníh a archívnych materiálov. Sú navrhnuté tak, aby boli šetrné k papieru, čo zabezpečuje zachovanie kvality dokumentov.
Postprodukcia dokumentov zahŕňa využitie profesionálnych aplikovaných softvérových riešení, vrátane softvéru Scangate. Okrem toho oddelenie vývoja IT aplikácií vyvíja vlastné softvérové riešenia na mieru, ktoré zohľadňujú špecifické požiadavky klientov. Samotná správa a zverejňovanie archívnych materiálov nie je v réžii Automobilových opravovní MV SR.
„Postupy a metodiky používané na zvýšenie efektivity procesu digitalizácie závisia od konkrétneho projektu a požiadaviek klienta,“ vysvetľuje Martin Vavrinec, projektový manažér AOMV SR a pokračuje, „každý projekt je unikátny, a preto je dôležité správne nastavenie všetkých procesov. Na tento účel slúži tzv. pilot, ktorý zahŕňa naskenovanie a spracovanie vzorky dokumentov z projektu a nastavenie celkového fungovania a procesov.“
Bezpečnosť a výzvy pri digitalizácii historických a citlivých dokumentov
Pri digitalizácii citlivých dokumentov sa čelí rôznym výzvam. Jozef Sobčák, vedúci oddelenia digitalizácie AOMV SR spomenul, že jednou z hlavných priorít bola potreba vyvinúť vlastný softvér na anonymizáciu údajov. Tento softvér automaticky identifikuje a „začierni“ určité údaje podľa presne definovaných kľúčových reťazcov. Okrem toho je vždy dostupná manuálna korekcia, ktorú vykonávajú operátori.
Pri niektorých historických knihách, dokumentoch a pergamenoch je prioritou zachovanie a ochrana obsiahnutých poznatkov a vedomostí, ktoré sú v týchto dokumentoch uložené. Toto si vyžaduje špecifické postupy, vrátane sterilizačných prác, dezinfekcie a konzervačného ošetrenia. To je obzvlášť dôležité pri dokumentoch, ktoré môžu byť ovplyvnené škodlivou mikroflórou, ktorú je potrebné eliminovať alebo minimalizovať.
Čo sa týka bezpečnosti, digitalizačné pracovisko je zriadené ako režimové, čo znamená, že je pod neustálym dohľadom kamerových systémov, je vybavené zabezpečovacím systémom a nemá prístup na internet. Prístup majú len predom určené osoby, pre ktoré je vyžadované špeciálne povolenie. Dáta sú uchovávané na interných úložných serveroch na tomto režimovom pracovisku a sú zálohované. Po skončení projektu sú dáta uchovávané po dohodnutú dobu s klientom.
Projekt digitalizácie pre štátne archívy
V súčasnej dobe po celom svete prebieha proces digitalizácie kultúrneho dedičstva. Hlavným cieľom digitalizácie archívnych dokumentov je najmä ich ochrana, zlepšenie, urýchlenie a zefektívnenie prístupu k nim. „Pomáha nielen zefektívniť služby, ktoré poskytujú štátne archívy, ale pozdvihne všeobecné povedomie o ich samotnej existencii a dôležitosti pre skúmanie dejín Slovenska a Slovákov a pritiahne pozornosť verejnosti umožnením prístupu k archívnym dokumentom online,“ vysvetľuje Monika Péková, vedúca oddelenia riadenia archívov a registratúr odboru archívov a registratúr, MV SR.
Digitalizácia materiálov umožňuje archívom a úradom ušetriť náklady na fyzické archivovanie a zabezpečuje ich bezpečné uchovávanie. „Digitálne dokumenty je jednoduchšie a rýchlejšie vyhľadávať a filtrovať. Pomocou kľúčových slov alebo metadát môžu pracovníci rýchlo a efektívne nájsť potrebné informácie. Tým sa zvyšuje produktivita a minimalizuje čas strávený hľadaním dokumentov,“ vysvetľuje Michal Ševčík, z oddelenia digitalizácie AOMV SR. Vďaka digitalizácii môžu byť dokumenty sprístupnené online, čo významnou mierou uľahčuje výskum a štúdium pre verejnosť a najmä znižuje časovú náročnosť potrebnú k získaniu požadovaných informácií. „Slovenský národný archív už nemusí predkladať či už na štúdium alebo pre správne účely originály archívnych dokumentov z často žiadaných archívnych fondov, čím sa zabraňuje ich poškodeniu alebo úplnému zničeniu,“ zdôrazňuje význam digitalizácie Monika Péková.
Budúcnosť digitalizácie archívov na Slovensku
Automobilové opravovne MV SR zaznamenali od svojho vzniku niekoľko významných úspechov. Patrí sem napríklad skenovanie a postprodukcia viac než 2 500 000 strán stanov a iných listín pre Sekciu verejnej správy Ministerstva vnútra SR a Okresné úrady v sídle kraja. Ďalším významným projektom bolo skenovanie viac než 2 400 000 strán archívnych dokumentov pre Slovenský národný archív a štátne archívy na Slovensku.
Jozef Sobčák z AOMV SR vidí budúcnosť digitalizácie archívov na Slovensku sľubne: „Digitálne archívnictvo a digitalizácia už existujúcich listinných archívnych dokumentov sa stali neoddeliteľnou súčasťou archívnictva, na ktorú musí spoločnosť vrátane MV SR adekvátne reagovať. Vzhľadom na veľké množstvo nezdigitalizovaných spisov a dokumentov v archívoch a úradoch po celkom Slovensku očakáva, že digitalizácia bude pokračovať vo výraznej miere aj najbližšie roky.“
Automobilové opravovne MVSR sú štátnou akciovou spoločnosťou (100 % majetkovou účasťou štátu,) prevádzkujúcu servis, opravy a údržbu motorových vozidiel pre Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky a verejnosť. Majú 7 prevádzok a ponúkajú komplexné služby, vrátane autorizovaných opráv rôznych značiek a technických úprav. Spoločnosť sa rozšírila o divízie pre IT služby, fleet manažment a výrobu. Tieto rozšírené služby zahŕňajú digitalizačné a počítačové služby, vývoj softvéru, predaj a prenájom hardvéru, servis prenájmu vozidiel, výrobu evidenčných čísel vozidiel, špeciálne úpravy a prestavby motorových vozidiel na mieru zákazníka a mimoškolskú vzdelávaciu činnosť pre bezpečnostné a záchranné zložky.
Informačný servis