Napriek tomu, že strata firemných dát môže znamenať výrazné komplikácie, ich zálohovanie mnohé spoločnosti podceňujú. Vnímajú to ako zbytočný náklad. Až keď o dáta prídu, zistia, že v tomto prípade sa šetriť skutočne nevyplatilo. A pritom nie je potrebné zamestnávať žiadneho IT človeka. Zálohovanie dát je služba, ktorú si môžete objednať.
Je potrebné si uvedomiť, že prísť o uložené súbory sa dá skutočne rýchlo a jednoducho. A stáva sa to pomerne často. Nad stratou niektorých dát mávneme rukou, avšak ak zmiznú dáta, ktoré je spoločnosť povinná zo zákona archivovať, hrozia jej vysoké pokuty.
V dnešnom článku sa dočítate:
- Prečo sa oplatí zálohovanie
- Aké riziká hrozia z pohľadu uložených dát
- Akým spôsobom je možné zálohovať
- Prečo sa oplatí zálohovanie prenechať profesionálom
Zálohovanie sa oplatí v súkromí aj vo firme
Zálohovanie dát je dôležité v súkromných aj firemných zariadeniach. Z finančného hľadiska sa na potrebu zálohovať môžeme pozerať dvomi pohľadmi. V jednom prípade nám strata dát nepredstavuje finančnú škodu, len osobnú – častokrát emocionálnu. Jedná sa najmä o súkromné súbory, ktorými sú najčastejšie fotografie, videá či dokumenty, ktoré sme si ukladali pretože „raz sa možno zídu.“ S fotografiami a videami sa nám viažu mnohé zážitky. Táto strata je obzvlášť bolestivá, ak sa jedná o určitú výnimočnú situáciu, napríklad o svadbu či o naše deti. Od malička ich fotíme, natáčame a tešíme sa, keď im ich ukážeme, keď vyrastú.
Druhou skupinou sú firemné dokumenty, ktorých strata môže znamenať veľkú škodu. Aj finančnú. Ak dôjde napríklad k znefunkčneniu systému, strata dát môže znamenať obmedzenie výroby či nemožnosť realizácie služby. V tom prípade reálne hrozia penále za oneskorenie dodania tovaru, prípadne ušlý zisk za obmedzenie predaja či nevykonávanie služieb. Ak by sa jednalo o stratu osobných či tajných dokumentov, aktuálnou by mohla byť aj trestnoprávna zodpovednosť.
Čím viac digitalizácie, tým väčšie riziko straty dát
Ako jednoducho dáta tvoríme, rovnako rýchlo o ne môžeme aj prísť. A platí priama úmera, že čím viac používame digitálne nástroje, tým hrozí väčšie riziko, že nám údaje v nich uložené zmiznú alebo sa poškodia. Niektoré z nich je možné získať naspäť, na iné môžeme navždy zabudnúť.
Existuje veľké množstvo rizikových faktorov, ktoré môžu byť príčinou straty dát. Medzi najčastejšie patria:
- Krádež zariadenia – Poznáme to asi všetci. Zabudnúť si notebook v aute, alebo ho zobrať na dovolenku, nie je dobrý nápad. Napriek tomu, že vieme, že je nezodpovedné, nechávať notebook v aute na parkovisku, z času na čas na toto pravidlo zabudneme. A doslovne tým vyzveme zlodeja, aby sa ponúkol. Ako z výkladu. Ak sme si dáta nezálohovali, ostaneme s vysokou pravdepodobnosťou navždy bez nich
- Pôsobenie prírodných živlov – Ďalším spôsobom, ako prísť o hardvér, v ktorom máme uložené dáta, je pôsobenie prírodných živlov. Úder blesku a tým vznik prepätia v elektrických rozvodoch môže spôsobiť zničenie zariadenia pripojeného k sieti a tým aj údajov nachádzajúcich sa na disku. Podceňovať sa neoplatí ani riziko požiaru či povodne.
- Životnosť zariadenia – Ak si myslíte, že pevné disky zariadení sú spoľahlivé z hľadiska životnosti, môžete byť veľmi nemilo prekvapení. Každý disk má obmedzenú životnosť. Skôr či neskôr sa určite stane nefunkčným. Otázkou bude len to, do akej miery a či sa vám podarí zachrániť aspoň časť z uložených priečinkov.
- Ľudský faktor – Povedzme si pravdu, za počítačmi sedia len ľudia, ktorý sem tam robia chyby. Áno, údaje sa najčastejšie „strácajú“ chybou človeka. Zle stlačená klávesa, nedočítanie a odkliknutie vyskakovacieho okna. Chybu môže spraviť aj ten najšikovnejší IT administrátor pri bežne vykonávanej práci. V dnešnom svete virtualizácie serverov je možností ako prísť o dáta naozaj veľa.
- Nespokojný zamestnanec – V prípade nespokojného zamestnanca, ktorý má práva narábať s vašimi dátami ide o veľmi nebezpečnú kombináciu, ktorú neviete dopredu eliminovať, iba sa spoľahnúť na zálohovanie. Potrebujete totiž aby vykonával svoju prácu, na druhej strane môže dáta vymazať a poškodiť.
- Vírusy – Nielen vírusy, ale aj malware či spyware môžu zapríčiniť stratu údajov. Čoraz častejšie sa objavujú vírusy, ktoré spôsobia dočasné znefunkčnenie systému. V lepšom prípade ho profesionáli dokážu obnoviť, v horšom prípade budete za ich opätovné sfunkčnenie nútení zaplatiť pôvodcovi vírusu, v najhoršom prípade o ne nenávratne prídete.
Foto: Artinit
Viacero spôsobov zálohovania
Na základe uvedeného asi nikoho neprekvapí informácia, že podobne ako v prípade zdravia, aj v prípade dát je prevencia podstatne komfortnejšou a výrazne menej nákladnou cestou, ako následná liečba. Jedinou spoľahlivou prevenciou proti strate dát je ich zálohovanie. A platí to rovnako pre súkromnú osobu, živnostníka aj veľkú spoločnosť so stovkami rôznych zariadení.
Spôsob zálohovania závisí od viacerých faktorov. Najmä od rozsahu dát, ktoré je potrebné zálohovať a tiež aj od požadovanej frekvencie zálohovania. Kým domáci počítač potrebujete zálohovať možno dva-trikrát do roka, niektoré spoločnosti potrebujú priebežné zálohovanie, pretože generujú neustále množstvo nových dôležitých dát.
Najvyužívanejšími formami zálohovania sú:
- Zálohovanie virtuálnych serverov – Dnešné firemné dáta sú uložené na diskových poliach a serveroch. V rámci optimalizácie a šetrenia zdrojov je na fyzickej vrstve serverov nasadená tzv. virtualizácia. Výhodou je, že je možné mať na jednom fyzickom servery viacero oddelených aplikačných serverov a dáta sú uložené mimo týchto serverov. Takéto prostredie je aktuálne najpoužívanejšie od malých po veľké spoločnosti. Zálohovanie virtuálnych serverov je už zabehnutá a overená forma zálohovania, ktorá chráni pred rôznymi výpadkami, chybami na strane HW ako aj IT administrátora. Navyše obnova takýchto záloh je spoľahlivá a rýchla. Zálohovanie je dôležité. Najdôležitejšie je ale vedieť obnoviť dáta v čo najkratšom čase a s najmenším poškodením.
- Zálohovanie fyzických serverov – Pri zálohovaní fyzických serverov sa nezálohuje celá bežiaca inštalácia servera. Podľa typu aplikácií (mail, Active directory, databáza, web server a pod) na servery sa zvolí postup ako daný typ aplikácie zálohovať a s akou frekvenciou.
- Zálohovanie online aplikácií – Fenomén posledných rokov priniesol okrem virtualizácie serverov ďalšiu možnosť ako užívateľom sprístupniť aplikácie, a tým sú cloudové aplikácie. Asi najpoužívanejšia je aplikácia Office365. Užívatelia majú možnosť sa odkiaľkoľvek a z rôznych zariadení pripojiť ku svojím firemným dátam. Spoločnosť Microsoft riadi chod a bezpečnosť aplikácie. Pocit bezpečia je pre užívateľov veľký až do doby, kým niekto nezmaže dáta alebo nepozmení dáta. Sú tu rôzne stupne ochrany a možnosti vrátenia sa do histórie, ale sú značne obmedzené. Preto v poslednej dobe sa čoraz častejšie stretávame s požiadavkou zálohovania online dát, ktoré sú v cloude.
- Zálohovanie súborov a databáz – Užívatelia pracujú priamo so súbormi (textový, tabuľkový, fotky, videá a pod.) alebo pristupujú do aplikácie, kde sú zoradené a poprepájané jednotlivé tabuľky. Tieto údaje sú spravované v tzv. databázach. Pri zálohovaní súborov sa nejedná o nič komplikované a limitujúcim parametrom je len veľkosť zálohovaných súborov, na akú dlhú dobu potrebujeme súbory uschovať a ako často sa súbory menia, t.j. ako často treba vykonať zálohu. Pri databázach je to komplikovanejšie z dôvodu pristupovania viacerých užívateľov a citlivosti prepojení v tabuľkách databázy, ktoré sa nemôžu narušiť. Moderný zálohovací software si ale dokáže poradiť aj s takýmito výzvami.
- Zálohovanie PC a notebookov – Aj keď sa IT firma stále snaží upozorňovať užívateľov, aby si dávali pozor kam a ako ukladajú dáta, stále sa súbory váľajú od plochy, po rôzne adresáre na disku, prípadne USBčka. Ak viete naučiť zamestnancov ako správne a kam ukladať dáta, máte o jednu starosť menej. V inom prípade sú potrebné reštriktívne nastavenia operačných systémov, aby zálohovací softvér vedel odkiaľ si má zobrať dáta na zálohovanie.
Nepotrebujete IT oddelenie
Na to, aby ste si dokázali efektívne a bezpečne zálohovať dáta nepotrebujete zamestnávať IT odborníkov. Práve naopak. Aj spoločnosti s komplexným IT oddelením často siahajú po externých riešeniach. Ako sa hovorí, nie každý je odborník na všetko. A zálohovanie je práve tou činnosťou, ktorú je možné outsourcovať veľmi komfortne.
Ak sa rozhodnete osloviť spoločnosť, ktorá sa špecializuje na zálohovanie a ochranu dát, určite vám ako vstup ponúkne vykonanie komplexného auditu súčasného stavu. Na základe analýzy navrhne ideálne riešenie zálohovania.
V závislosti od:
- veľkosti spoločnosti a množstva zariadení
- rôznorodosti aplikácií a serverových technológií
- ohodnotenia dát a rizika straty
- definovania tolerovaného času výpadku a stratu dát
Môže byť aplikovaný systém, ktorý budú tvoriť rôzne typy zálohovania. Vaším cieľom by malo byť získať maximálne efektívne riešenie. To je také, pri ktorom budete voči strate dát optimálne chránení a zároveň nebudete zbytočne platiť za niečo, čo nepotrebujete.
Informačný servis
